В бюджетных и коммерческих организациях годами копятся различные документы, которые нельзя просто так выбросить. Избавиться от них можно только через определённый срок и по правилам, установленным законом. В противном случае высок риск получить штраф и другие негативные последствия. Рассмотрим порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Правовая база
Деловые бумаги неслучайно ликвидируют в соответствии со строгими регламентами. Документы могут понадобиться при судебном разбирательстве с контрагентами или для доказательства каких-либо фактов налоговой инспекции и другим инстанциям. Если вы раньше времени их утилизируете, отстоять свою позицию будет сложно, а то и вовсе невозможно. А просто выброшенные в мусор бумаги с персональными сведениями могут попасть в руки конкурентов или мошенников.
Законом установлены строгие правила, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения. Основная правовая база:
-
ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает порядок ведения юридическим лицом архивного дела, порядок определения и сроки хранения документов и информации, требования к уничтожению бумажных материалов, в том числе по личному составу.
-
Приказ № 77 Росархива. Определяет порядок отбора и уничтожения дел, содержит образцы актов, описей и обложек, которые оформляются при подготовке документов к хранению.
ФЗ № 402 «О бухучёте». Регулирует сроки ликвидации бухгалтерских материалов на бумаге и электронных носителях. Важно: Несмотря на то, что установленный в перечне срок хранения может подойти к концу, компания или ведомство может его продлить по решению руководства на любой период. При этом сокращать сроки хранения запрещено.
Общие правила утилизации документов
Уничтожение управленческих и бухгалтерских документов имеет необратимые последствия. После прохождения процедуры уже не получится восстановить сведения, которые они содержали, и использовать их в работе. Поэтому важно всё делать вовремя и правильно. Главный принцип — документы можно утилизировать только по истечении установленного срока хранения.
Перечислим общие правила уничтожения дел и документов с истекшим сроком хранения:
-
Утилизация проводится в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами.
-
Проводить отбор на уничтожение возможно только после утверждения руководителем организации и в отдельных случаях государственным архивом описей дел по основной деятельности и по личному составу.
-
Решение о том, какие бумажные материалы подлежат уничтожению, принимает внутренняя экспертная комиссия организации. Чтобы зафиксировать факт истечения срока хранения, ответственные лица составляют акт.
-
Бывают ситуации, когда при утрате оригиналов кадровых или документов по личному составу с долговременными сроками хранения, необходимо сохранить копии или дублирующие материалы с коротким сроком хранения.
-
При физическом уничтожении необходимо уделять особое внимание документам, содержащим персональные данные, имеющие гриф «Для служебного пользования», а также «Коммерческая тайна». Бумажные носители, содержащие такую существенную информацию, утилизируются строго в присутствии уполномоченных лиц организации.
-
Не подлежат ликвидации материалы, которые используются в рамках текущих судебных процессов, а также подтверждающие убытки прошлых периодов.
-
Вне зависимости от содержания носителей информации, назначенные ответственные лица на всём протяжении процесса отбора и уничтожения должны обеспечить полную их защищённость и конфиденциальность данных.
-
Для минимизации рисков и сокращения затрат рекомендуем своевременно уничтожать все документы, у которых закончился срок хранения, как на бумажных, так и электронных носителях.
Подлежащие уничтожению носители лучше всего передать специалистам в архивном деле, которые профессионально проведут процедуру ликвидации документов и возьмут ответственность на себя.
Способы утилизации документов
Закон однозначно не указывает правильный способ избавления от старых приказов, личных дел, бухгалтерских и других документов. Правовая база не содержит подробного описания технологий и оборудования. Главное — сделать так, чтобы данные не могли восстановить злоумышленники и используемый метод минимизировал бы вред, наносимый окружающей среде.
Как уничтожить бумажные документы:
-
Самым распространённым, экологичным и доступным способом, является механический способ. В этом случае используют шредер с необходимым уровнем секретности — степенью измельчения носителей без возможности восстановления. Компания «Делис Архив» утилизирует архивы на высокомощном оборудовании, которое способно перерабатывать до 2000 кг материалов в час, до 40 000 кг в день.
-
Химическая обработка. Материалы погружают в реагенты, которые разъедают листы и разрушают чернила. Метод позволяет надёжно скрыть конфиденциальные данные, но для ликвидации большого объёма бумаг он применяется редко и неудобен.
-
Термическое воздействие. Способ уничтожения подходит для ликвидации больших объёмов архивных документов. Но он требует специализированного оборудования и строгого соблюдения правил пожарной безопасности и охраны окружающей среды, что на практике реализовать непросто.
Сведения на электронных носителях уничтожаются пошагово методом размагничивания дисков, флеш-карт и удаления (стиранием, перезаписью) файлов. Возможна физическая ликвидация с помощью нагрева до 800–1000 °С или измельчения в шредере.
На заметку! Учитывайте, что нажатием кнопки Delete на клавиатуре вы не удаляете файл, а просто переносите его в корзину на ПК, откуда он может быть восстановлен. И даже при очистке корзины организация, избавляющаяся от документов, должна понимать, что данные уничтожаются не навсегда и без необходимых процедур её можно в любой момент восстановить.
В связи с этим утилизацию не только бумажных, но и цифровых источников информации лучше доверить специализированным компаниям. Эксперты безвозвратно ликвидируют цифровые носители информации при помощи специального измельчителя (шредера).
Алгоритм уничтожения документов
По истечении календарного года ответственные лица компании должны выявлять документы, сроки хранения которых в соответствии с требованиями Росархива подошли к концу. Отсчёт времени их хранения начинается с 1 января года, который следует за годом, когда они были закончены делопроизводством.
Отметим, что с учётом большого количества нюансов, необходимые мероприятия по упорядочению документов возможно проводить при условии, что у назначенного лица имеется профильное архивное образование или значительный опыт работ в области архивного дела. В противном случае цена ошибки может быть очень велика.
Есть два способа проведения экспертизы:
-
Самостоятельная проверка материалов силами компании. В этом случае ответственных лиц назначает руководитель. Обычно это сотрудники бухгалтерии и делопроизводители. Решение фиксируется приказом, утверждённым руководителем.
-
Привлечение специалистов архивных компаний. Они проводят экспертизу ценности, выделяют носители информации к уничтожению, оформляют акт установленного образца. При процедуре присутствует представитель компании, откуда поступили носители.
Второй вариант имеет ряд преимуществ. Он избавляет от необходимости отвлекать персонал от основной работы. А ещё специалисты архива отлично разбираются в установленных требованиях к утилизации и не допустят ошибку.
Рассмотрим пошагово порядок уничтожения документов в организации.
-
Экспертиза ценности. Все источники информации изучаются, из них отбираются те, которые подлежат архивной обработке и бумажные носители с истекшими сроками хранения.
-
Документы с постоянными и долговременными сроками хранения должны быть обработаны по архивным правилам и занесены в описи, которые утверждаются руководителем.
-
Только после утверждения описей дел по личному составу и основной деятельности возможно составить акт о выделении дел, не подлежащих хранению, на уничтожение.
-
После утверждения акта о выделении дел руководителем организации дела могут быть переданы на физическое измельчение.
-
Коробки с не подлежащими хранению документами опечатываются и транспортируются до места их физического измельчения.
-
По факту уничтожения составляют акт в котором фиксируются количество, вес бумажных материалов, дата и время уничтожения. Акт подписывается представителями сторон.
-
Акт о физическом уничтожении прикладывается к акту о выделении дел на уничтожение и хранится в организации.
На заметку! Некоторые организации, чтобы избавиться от документов и дел, обращаются на специальные базы, которые осуществляют сбор макулатуры и переработку вторсырья. Это хоть и позволяет сэкономить на процедуре, но повышает риск утечки критической информации, которая может негативно отразиться на репутации, привести к штрафам и другим последствиям.
Как оформить документы об утилизации
Экспертная комиссия организации оформляет протокол заседания, описи и акт о выделении дел на уничтожение. Все материалы подписываются членами комиссии, утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.
Итоговые документы имеют юридическую силу лишь при наличии на них обязательных реквизитов и сведений. Протоколы, акты на уничтожение и об утилизации документов должны содержать следующие данные:
В актах нужно правильно указать заголовки дел, которые прошли экспертизу: квартальные выписки, приказы и т. д. Также необходимо написать причину выделения к уничтожению документов (номер и статью по перечню Росархива), их временной период и метод утилизации.
Для наглядности приведём форму акта о выделении к уничтожению из Приказа Росархива № 77 и шаблон протокола заседания комиссии — у него нет унифицированного образца.
Подведём итоги
Отработанные счета-фактуры, распоряжения, налоговые отчёты и другие важные источники информации нельзя просто выбросить в корзину. От них можно избавиться только в установленном законом порядке и последовательности. Важно делать это после истечения периода хранения, который установлен Росархивом и регламентами отдельных профильных ведомств.
Способов, как уничтожить документы, несколько, но самый надёжный и производительный — механический с помощью промышленного шредера. Проходить процедуру нужно пошагово, правильно оформляя документы, которые при необходимости подтвердят факт уничтожения.
Лучше всего обратиться к специалистам архивной компании. «Делис Архив» возьмёт на себя все этапы уничтожения документов — от проведения экспертизы до непосредственно утилизации. Мы работаем в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России, сотрудничаем с различными сферами бизнеса. Наши эксперты гарантируют высокий уровень конфиденциальности, что подтверждает лицензия ФСТЭК. Чтобы заказать услугу, свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку на сайте.
Все благодарности
Смотреть отзывы
