Депозитарное хранение документов в Москве

Депозитарное хранение документов

Удобные сервисы по доступным ценам

Почему выгодно передать функцию депозитарного хранения документов в «Делис Архив»?

Компания «Делис Архив» оказывает услуги по депозитарному хранению документов коммерческих и государственных организаций, что позволяет:

Сократить затраты, связанные с хранением и обслуживанием любой документации

Высвободить офисное пространство, архив или склад

Снять нагрузку с персонала, связанную с поиском и подбором документов к проверкам

Организовать правильный учет каждого дела и своевременно уничтожать лишнее

Узнайте за 2 минуты, как сэкономить на работе с документами в 2 раза:

Архивное хранение документов и дел в Москве и Санкт-Петербурге. Услуги хранения документов.

1:59

Этот ролик посмотрели 54300 раз!

Депозитарное хранение документов

Документооборот неотъемлемый процесс работы организации. Документы выполняют множество функций — от регистрации и фиксации различных событий и операций, до обеспечения коммуникации, принятия управленческих и стратегических решений. У каждого документа свой жизненный цикл и после его окончания необходимо обеспечить их упорядочение согласно нормативно-правовым актам РФ.

С хранением документации в офисе у компании часто возникают организационные проблемы и дополнительная финансовая нагрузка — под кипы бумажных носителей информации необходимо выделить помещение и содержать персонал. Оптимальный выход — поручить эту задачу специализированной организации.

Оглавление

1. Хранение архивов в депозитарии
2. Условия предоставления услуги депозитарного хранения

Хранение архивов в депозитарии

Законодательство Российской Федерации обязывает собственников деловой документации сохранять некоторые их виды в течение определённого периода. Например, первичные документы должны быть доступны для проверки фискальными органами в течение 5 лет, а кадровые при особых условиях — 75 лет.

Депозитарное хранение архивных документов — услуга, позволяющая передать функцию по хранению и учету документации любого юридического лица в специализированную архивную компанию. У такой услуги есть ряд преимуществ:

Снижение расходов на содержание собственного архива, включая аренду помещения, оборудование, персонал, материалы и т. д.
Освобождение пространства в офисе для более эффективного использования.
Предотвращение рисков утраты важной документации из-за халатности работников, пожара, потопа и других причин порчи.
Упрощение работы с документами благодаря профессиональной систематизации, инвентаризации и каталогизации.
Оперативный доступ к информационным носителям по запросу.
Широкий состав дополнительных услуг (контроль сроков хранения, подбор, доставка, оцифровка, уничтожение).
Соблюдение нормативных требований по хранению документов, в том числе архивных.

На депозитарное хранение можно передать как бумажные, так и электронные носители информации. В зависимости от типа и ценности они размещаются в специальных хранилищах, оборудованных современными системами охраны, пожаротушения, климат-контроля и т. д.

Условия предоставления услуги депозитарного хранения

Сдача деловых бумаг в депозитарный архив на хранение осуществляется в рамках договора. В договоре указываются права и обязанности сторон, порядок хранения, доступа, возврата и уничтожения, ответственность за нарушение договора и т. д.

Перед отправкой документации следует оценить объём, ценность передаваемых носителей информации, согласовать с архивным депозитарием стоимость хранения и иных услуг.

До заключения договора необходимо определиться с перечнем документов, планируемых к передаче во внешний архив, а также определить срок в течение которого их необходимо хранить. Также, при необходимости, нужно определить, какие бумажные оригиналы лучше отсканировать для создания электронного архива.

Порядок передачи документов на депозитарное хранение:

Дела или папки маркируются штрих-кодом, заносятся в опись и упаковываются в специальные архивные коробки. Далее короба доставляются в хранилище. Эти работы можно выполнить своими силами или доверить специалистам архивной компании.
Организация, предоставляющая услугу депозитарного хранения, принимает документы на учёт и размещает в соответствующих ячейках или полках в хранилище. При необходимости производит оцифровку, если это предусмотрено договором.
Стороны договора подписывают акт приёма-передачи, в котором фиксируется факт передачи документов на хранение и их состояние.

Клиент может получить доступ к собственным архивам по запросу в любое время. Для этого нужно заполнить заказ указав штрих-код необходимого к выдаче/доставке короба или дела, дату и тип получения (доставка или самовывоз).

Компания «Делис Архив» предоставляет услуги по депозитарному хранению, архивной обработке и управлению документацией государственным и коммерческим организациям. Мы также проводим оцифровку бумажных носителей информации и создаём электронные архивы. Закажите обратный звонок и получите бесплатную консультацию и предварительный расчёт стоимости депозитарного хранения и других услуг.

Предлагаем пробный период — если за первые 3 месяца обслуживания вы не получите желаемый результат, то мы возместим все ваши затраты на услуги хранения за этот период и бесплатно доставим ваши архивные документы в офис по любому адресу в Москве.

Чтобы уточнить цены на услуги и оставить заявку, заполните форму на сайте или свяжитесь с нами по телефону — и мы расскажем обо всех возможных вариантах сотрудничества.