23 января 2013
В конце декабря 2012 года компания «Делис Архив» провела уже ставший традиционным новогодний семинар, посвященный «Законодательным нововведениям в области документирования информации». На семинаре выступали признанный эксперт архивной отрасли Храмцовская Наталья, с темой «Новое в российском законодательстве в области информатизации и управления документацией» и специалист в области защиты информации Маслов Дмитрий с темой «Электронно-цифровая подпись: классификации, применения». Оба спикера постарались максимально раскрыть тему выступления, но у слушателей остался ряд вопросов, на которые мы и постарались ответить в данной статье.
Срок хранения документов по Акционерам при ликвидации компании. Что делать, если документы в Госархив не принимаются.
Сроки хранения документов акционерных обществ определяются постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс"Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 № 4994) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380).
При ликвидации акционерного общества документы с постоянным сроком хранения и документы по личному составу передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив на договорной основе в упорядоченном виде. Соответствующие затраты следует предусмотреть в смете на осуществление ликвидационных процедур. Остальные документы передаются организации правопреемнику.
Если организация не является источником комплектования, то решение о дальнейшей судьбе документов принимает ликвидационная комиссия.
Является ли организация источником комплектования можно узнать в учреждениях системы Росархива.
Как правильно определить срок хранения документов? Обязательно ли указывать статью Перечня?
Сроки хранения определяются на основании перечней документов, как типовых, так и отраслевых. Иногда, в зависимости от типа документов, этот срок хранения может быть откорректирован смежным законодательством (например: Налоговый кодекс РФ, ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О бухгалтерском учете». ФЗ «О кредитных историях» и др.).Ссылка на нормативные акты, определяющие сроки хранение того или иного вида документов, обязательна при составлении акта «о выделении дел к уничтожению».
Хранение документов по закупочной деятельности организатора торгов. Определение сроков хранения, перечень статей перечня.
Согласно Федеральному закону от 21.07.2005 № 94-ФЗ(ред. от 30.12.2012) «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, и разъяснения конкурсной документации, а также аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком, уполномоченным органом не менее чем три года.
Как передать на хранение ОРД при смешанном делопроизводстве (бумажном и электронном)?
Принцип систематизации электронных документов тот же, что и для бумажных документов, т.е. в соответствии с номенклатурой дел организации и Переченем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
В системе электронного делопроизводства электронный документ, после того как он исполнен и снят с контроля, приобретает статус «в дело». Этот статус предполагает конкретные действия по включению документа в электронную папку в соответствующем разделе системы. Наличие такого раздела в системе надо предусмотреть на стадии разработки программы.
Дальнейшие вопросы хранения электронных документов носят технический характер. Вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и длительного сроков хранения, реархивация, конвертирование в новые форматы и пр. определяются с учетом имеющихся программно-технических средств.
Передача бумажных и электронных документов осуществляется по акту на общих основаниях, определенных законодательством об архивном деле.
В качестве методической основы при работе с электронными документами можно воспользоваться Рекомендациями по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденными приказом Росархива от 29.04.2011 № 32
Мы надеемся, что ответы на данные вопросы, помогли нашим клиентам более подробно разобраться в вопросах хранения и учета документов. Ждем вас на следующих наших мероприятиях.
